Diese Datenschutzerklärung wendet sich an natürliche Personen, die sich bei der upjers GmbH (im Folgenden "upjers") um eine Arbeits- oder Ausbildungsstelle bewerben. Mit dieser Erklärung möchten wir Sie transparent und umfassend darüber informieren, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses erheben und verarbeiten.
§ 1 Begriffsbestimmungen
§ 2 Übermittlung von Bewerbungsunterlagen
§ 3 Erhebung und Speicherung
§ 4 Aufbewahrung und Zugriff
§ 5 Vernichtung von Bewerberdaten
§ 6 Auskunft, Änderung, Widerruf
§ 7 Verantwortliche Stelle
§ 8 Datenschutzbeauftragter
"Bewerberdaten" sind grundsätzlich alle personenbezogenen Daten eines Bewerbers, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von upjers erhoben werden. Personenbezogen sind vor allem solche Daten, die eine unmittelbare Identifikation des Bewerbers zulassen. Bewerberdaten sind daher insbesondere Stammdaten (z.B. Name, Adresse) und Bescheinigungen zur Qualifikation (z.B. Zeugnisse). Personenbezug weisen aber auch solche Daten auf, die mittels zusätzlicher Informationen eine Identifikation des Bewerbers ermöglichen. Bewerberdaten sind folglich auch solche Informationen, die selbst keinen direkten Bezug zu einer bestimmten Person erkennen lassen, die aber mit anderen Informationen verknüpft oder diesen zugeordnet sind und so Rückschlüsse auf den jeweiligen Bewerber erlauben (Beispiel: Eine den Bewerbungsunterlagen beigefügte handschriftliche Notiz, die - ohne Namensnennung - das Verhalten des Bewerbers im Vorstellungsgespräch stichpunktartig so wiedergibt, dass er identifizierbar wird.).
Der Begriff Bewerberdaten umfasst Daten, die sowohl auf Datenträgern als auch in Papierform verkörpert sind (z.B. Bewerbungsmappe, handschriftliche Notizen, USB Stick oder auf Servern gespeicherte Daten).
Der Begriff Bewerberdaten erfasst sowohl Daten, die direkt bei dem Bewerber erhoben wurden, als auch solche Daten, die bei Dritten erhoben wurden (z.B. Informationen aus Karrierenetzwerken).
Der Begriff "Bewerber" erfasst selbstverständlich sowohl weibliche als auch männliche Bewerber und wird lediglich zur vereinfachten Darstellung verwendet.
Wir empfehlen eine Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen über unseren Online-Bewerbungsassistenten. Diesen finden Sie unter www.company.upjers.com/karriere/bewerbungs-assistent/. Die Übermittlung von Daten über den Bewerbungsassistenten ist durch eine HTTPS-Verschlüsselung mit Perfect Forward Secrecy gesichert.
Sie können Ihre Bewerbungsunterlagen auch per Email an job@upjers.com übermitteln. Unser E-Mail-Server unterstützt die Transportverschlüsselung STARTTLS und die Verschlüsselungstechnik Perfect Forward Secrecy. Wir empfehlen, personenbezogene Daten nicht unverschlüsselt via Email zu versenden, da eine solche Übermittlung im Internet regelmäßig ungesichert erfolgt und es sich hierbei deshalb um technisch unsichere Kanäle handelt.
Als Unternehmen der IT-Branche bevorzugen wir die elektronische Übermittlung der Bewerbungsunterlagen. Sollte Ihnen dies jedoch nicht möglich sein, können Sie Ihre Bewerbungsunterlagen auch per Post an upjers GmbH, Hafenstraße 13, 96052 Bamberg übersenden.
Wir verarbeiten zunächst die personenbezogenen Daten, die uns der Bewerber, z.B. in Form von Bewerbungsunterlagen oder im Rahmen des Vorstellungsgespräches, zur Verfügung stellt.
Darüber hinaus können wir Profile des Bewerbers in einschlägigen Karrierenetzwerken (z.B. Xing, LinkedIn) recherchieren. Profilseiten in sozialen Netzwerken, die in erster Linie die Privatsphäre des Bewerbers abbilden, ziehen wir nicht als Informationsquelle über Bewerber heran.
Wenn berechtigte Zweifel an der Richtigkeit von Bewerbungsunterlagen bestehen, können wir Ihren vorherigen Arbeitgeber dazu befragen, wobei diese Fragen ausschließlich Ihre frühere Arbeitsleistung, Ihre Qualifikation und Ihr Verhalten als Arbeitnehmer betreffen werden. Sollten derartige Auskünfte notwendig sein, werden wir vorab eine ausdrückliche Einwilligung von Ihnen einholen.
I. Bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens
Bewerberdaten in Papierform werden von uns so aufbewahrt, dass nicht zugriffsberechtigte Personen keine Einsicht nehmen können. Auch auf die gespeicherten Bewerberdaten können ausschließlich die zugriffsberechtigten Personen zugreifen.
Zugriffsberechtigt sind nur die mit der Durchführung des Bewerbungsprozesses sowie mit der Auswahl des geeigneten Bewerbers notwendigerweise betrauten Personen. Dies sind die Geschäftsleitung, die unmittelbaren Vorgesetzten der zu besetzenden Stelle, die Personalverwaltung und die Rechtsabteilung, soweit dies zur Durchführung des Bewerbungsprozesses erforderlich ist. Organisatorisch verantwortliche Stelle für den Umgang mit Bewerberdaten ist die Personalverwaltung.
Werden Bewerberdaten in Papierform von der Personalverwaltung vervielfältigt, um sie den übrigen Zugriffsberechtigten während des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung zu stellen, so werden solche Kopien nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich wieder an die Personalverwaltung zurückgegeben und von dieser nach Maßgabe des § 5 vernichtet.
Werden gespeicherte Bewerberdaten elektronisch vervielfältigt und den übrigen Zugriffsberechtigten von der Personalverwaltung zur Verfügung gestellt, so müssen solche Kopien nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens unverzüglich von allen Zugriffsberechtigten, die solche Kopien erhalten haben, gelöscht werden.
Sämtliche Bewerberdaten werden ausschließlich intern verarbeitet. Wir übermitteln keine Bewerberdaten an externe Dritte (z.B. Personaldienstleister).
II. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
1. Eingestellte Bewerber
a) Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen und erhält der Bewerber eine Zusage, dann werden seine Bewerberdaten Bestandteil der Personalakte. Die Personalakte wird für die Dauer des Arbeitsverhältnisses ausschließlich von und bei der Personalverwaltung geführt. Die Personalakte kann in digitaler Form und in Papierform geführt werden.
b) Personalakten in Papierform werden so aufbewahrt, dass nicht zugriffsberechtigte Personen keine Einsicht nehmen können. Während des laufenden Arbeitsverhältnisses haben nur die Geschäftsführung, die direkten Vorgesetzen des jeweiligen Arbeitnehmers, die Personalverwaltung und die Rechtsabteilung Zugriff auf die Personalakte, soweit dies im jeweiligen Einzelfall zur Durchführung oder auch Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.
c) Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird die Personalakte vernichtet, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten nicht entgegenstehen. Unterschiedlich lange Aufbewahrungspflichten können sich aber aus Handels-, Steuer- und Sozialgesetzen ergeben. Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die personenbezogenen Daten bis zum Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungspflicht gesperrt. Anschließend wird die Personalakte unverzüglich vernichtet und sämtliche elektronischen Daten gelöscht.
2. Abgelehnte Bewerber
a) Sowohl schriftliche als auch elektronisch gespeicherte Bewerberdaten werden von der Personalverwaltung für einen Zeitraum von fünf Monaten ab dem Datum des Absageschreibens aufbewahrt. Kommt es zu einer rechtlichen Auseinandersetzung mit dem Bewerber, werden die Bewerberdaten über diese Aufbewahrungsfrist hinaus bis zum Abschluss des Rechtsstreits aufbewahrt.
b) Während der Aufbewahrungsfrist werden Bewerberdaten in Papierform nur so aufbewahrt, dass nicht zugriffsberechtigte Personen keine Einsicht nehmen können. Auf Datenträgern gespeicherte elektronische Bewerberdaten werden bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gesperrt.
c) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden postalisch übersandte Bewerbungsunterlagen an den Bewerber zurückgesendet. Übersandte Initiativbewerbungen werden nur zurückgeschickt, wenn der Bewerber einen ausreichend frankierten Rückumschlag beigelegt hat.
d) upjers kann dem Bewerber anbieten, die Bewerberdaten über den Abschluss des Bewerbungsprozesses hinaus für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren/zu speichern, um sie bei der Besetzung künftiger Stellen zu berücksichtigen. In diesem Fall wird upjers eine ausdrückliche Einwilligung von dem Bewerber einholen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen und wurde keine Einwilligung in eine weitergehende Aufbewahrung der Bewerberdaten eingeholt oder erteilt, dann werden schriftliche Bewerbungsunterlagen nach Maßgabe von § 4 II 2. c) zurückgesendet oder vernichtet und elektronische Bewerberdaten unverzüglich gelöscht.
Gemäß Ziffer 1 wird auch verfahren, wenn der Bewerber seine Einwilligung in die Aufbewahrung/Speicherung von Bewerberdaten widerrufen hat.
Unterlagen in Papierform werden gemäß DIN 66399 vernichtet. Gespeicherte Bewerberdaten werden unwiederbringlich gelöscht.
Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Bewerberdaten verlangen. Darüber hinaus können Sie uns Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten mitteilen oder Ihre Einwilligung in die Speicherung und Nutzung Ihrer Daten widerrufen. Wenden Sie sich dazu bitte unter Angabe Ihres Anliegens an:
jobs@upjers.com
Für sonstige Fragen zum Bewerberdatenschutz wenden Sie sich bitte an:
Datenschutzbeauftragter@upjers.com
upjers GmbH
Geschäftsführer: Klaus Schmitt
Anschrift: Hafenstraße 13, 96052 Bamberg, Deutschland
Tel.: 0951/5109080
Fax: 0951/5109080102
Email: mail@upjers.com
USt-IdNr.: DE275673923
Registernummer: HRB 5558
Registergericht: Amtsgericht Bamberg
Email: Datenschutzbeauftragter@upjers.com
Stand der Datenschutzerklärung: 27.03.2017